Alle bewijsstukken die deel uitmaken van een portfolio moeten relevant zijn:
de competentie van de lerende wordt aangetoond
de te realiseren doelstellingen worden aangegeven
stappen of fasen in ontwikkeling van de competentie worden geïllustreerd
Een portfolio moet selectief en representatief zijn
Een portfolio moet goed gestructureerd en georganiseerd zijn
Het karakter van een portfolio is dynamisch
Een portfolio omvat volgens Collins (1991):
artefacten; deze maken deel uit van het gewone functioneren, bijvoorbeeld werkplannen, aantekeningen en uitgewerkte voorbeelden
reproducties; tijdelijk van aard en worden normaal niet bewaard, bijvoorbeeld voorlopige ontwerpen en video’s over eigen functioneren
getuigenissen; door derden gemaakte rapporten over functioneren, bijvoorbeeld commentaar van een cliënt over geleverd werk of commentaar van een collega over de samenwerking
producties; bewijsmateriaal speciaal gemaakt voor het portfolio om verworven kennis en vaardigheden te documenteren. Voorbeelden zijn bijschriften, dagboeken en commentaar bij verzamelde documenten.